Le recours à la signature électronique s’est démocratisé ces dernières années, offrant aux clients et aux professionnels une expérience plus simple et efficace dans leurs démarches commerciales et administratives. Les voyagistes et entreprises du tourisme se tournent, elles aussi, vers cette transformation numérique et osent introduire des tâches automatiques pour remplacer les activités qui, jusqu’à présent, étaient manuelles afin d’améliorer leurs performances, d’optimiser leurs opérations et d’accéder à de nouvelles opportunités.
Alors en quoi consiste exactement la signature électronique ? Quels sont ses avantages ? Comment peut-elle vous aider au quotidien dans la gestion de votre activité ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir sur cet outil devenu un incontournable pour les sociétés en 2023.
La signature électronique, à quoi ça correspond ?
La signature électronique est un outil numérique et juridique qui permet de faire signer tous les documents électroniques en ligne de manière rapide et sécurisée. Dans cet acte dématérialisé, le signataire donne son accord sur un document électronique commercial, administratif ou juridique.
Mise à disposition du document :
Sélectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi, vous déterminez la durée de validité du document et envoyez. Le client, salarié ou tout autre destinataire reçoit un mail ou un SMS lui signalant la mise à disposition d’un document à signer.
E-signature :
Chaque signataire peu alors accèder au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.
Réception du document :
Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé.
Quelle est la valeur légale d'une signature électronique ?
Si elles sont nombreuses à avoir déjà adopté cette démarche numérique, certaines entreprises restent très attachées à la signature papier. Certainement par méconnaissance et frilosité en termes de sécurité, de confidentialité. Une idée reçue quand on sait qu’une signature manuscrite peut être facilement falsifiée et modifiée contrairement à sa version numérique.
Valeur juridique :
Une signature électronique a le même poids et la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Il vous suffit de vous équiper d’un logiciel de signature électronique sécurisé et conforme au règlement européen eIDAS en vigueur en France pour être au norme. En combinant signature électronique et signature numérique, vous obtenez un document qui est infalsifiable, puisque vous pouvez visualiser toutes les modifications qui auraient été effectuées après sa signature. La signature numérique utilise une empreinte digitale unique qui délivre un certificat dès que le document est signé, accompagné d’un historique complet de l’ensemble des actions menées sur votre document, depuis son envoi jusqu’à sa signature.
L’article 1367 du Code civil, issu de l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 définit la signature électronique de la manière suivante : « Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie. »
Sécurité :
Bien connue aujourd’hui, la signature électronique est considérée comme le moyen le plus fiable de faire signer des documents en ligne. Contrairement à la signature manuscrite, la signature électronique facile d’utilisation, rapide, sécurisée et peut être effectuée depuis n’importe quel appareil. Renforcez le niveau de sécurité en proposant des systèmes d’authentification adaptés, comme la double authentification par SMS ou l’identification via
Chiffrement des données
Les données sont chiffrées lors de leur stockage. Les données en transit sont chiffrées grâce au protocole TLS. Seules les versions de TLS à l’état de l’art sont autorisées.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Signez tous vos documents du quotidien où que vous soyez :
Recevez, consultez et signez vos documents où que vous soyez, depuis votre ordinateur ou mobile. Une fois que le client est d’accord, la signature s’effectue rapidement, en quelques minutes.
Gérez tous vos contacts, signataires et collaborateurs directement dans votre application. Accédez à votre application de signature électronique depuis n’importe quel appareil, ordinateur, tablette ou mobile.
Soyez plus productif et gagner un temps considérable :
La partie la plus chronophage est souvent celle qui traite de la création et de la signature manuelle de contrats. Il faut apposer les signatures, scanner les documents, les envoyer par la poste, attendre de les recevoir.
La signature électronique va permettre de finaliser le processus de dématérialisation des entreprises avec un mécanisme qui sera digitalisé de bout en bout, depuis la production des documents jusqu’à leur signature et archivage. Gain de temps, de place, meilleure accessibilité des documents et optimisation des processus administratifs vont permettre aux entreprises d’améliorer encore davantage leur productivité et leur processus de contractualisation.
Faites des économies grâce à l’e-signature :
La signature électronique et ses fonctionnalités permettent à chaque collaborateur de réduire considérablement le temps passé sur ces tâches et de se consacrer à son coeur de métier. Relances automatiques, modèles de procédures, réception des documents, stockage électronique … tout un panel d’outils et service qui facilitera la vie de vos équipes tout en sécurisant vos échanges.
S’équiper d’une solution de signature électronique permet également de réduire l’impact environnemental et les coûts liés à l’impression, à l’envoi, à la numérisation et à la gestion de multiples exemplaires de documents papier.
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